Praktis humas senantiasa dihadapakan pada tantangan dan harus menangani berbagai macam fakta yang sebenarnya, terlepas dari apakah fakta itu hitam, putih, abu-abu. Perkembangan komunikasi tidak memungkinkan lagi bagi suatu organisasi untuk menutup-nutupi suaatu fakta.
adapun alasan dilakukannya perencanaan humas sebagai berikut.
1. Untuk menempatkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.
2. Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.
3. Untuk memilih prioritas-prioritas yang paling pentin guna menentukan
- jumlah program
- waktu yang diperlukan guna melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan tersebut.
4. untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka menapai tujuan-tujuan tertentu sesuai jumlah kualitasnya.
PROSES PERENCANAAN PROGRAM KERJA
Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations atau Humas dilapangan adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi/prusahaan yang diwakilinya dengan publiknyaatau khalayak terkait.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelolah berbagai aktivitas PR/Humas tersebut dapat diwujudkan jika terorganisir dengan baik melalui manajemen humas yang dikelolah secara profesional dan dapat dipertanggungjawabkan hasil sasarannya.
Scott M. Cultip & Allen H.Center ( Prentice-Hall, Inc.1982:139), menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja humas melalui “proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut.
1. Penelitian dan mendengarkan ( Research-listening)
Pada tahap ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah opini, sikap dan reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat organisasi, instansi atau perusahaan yaitu what’s our problem? ( apa yang akan menjadi problem kita) .
2. Perencanaan dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision)
Perencanaan merupakan tahap yang cukup penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan organisasi/perusahaan. Dalam tahap ini yang merupakan kelanjutan dari tahap fact finding – atas dasar hasil penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik – pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya.
3. Komunikasi – Pelaksanaan (Communication – Action)
Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan apa yang dikomunikasikan, sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan kehumasan . Suatu program komunikasi menyangkut pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam berkomunikasi dengan publik sasaran. Untuk itu, pilihan media atau saluran komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya, ketrampilan komunikasi, publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran komunikasi, dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan tema2 yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999) , implementasi program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi . Kedua cara tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak saja disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.). Karena masalah kehumasan bisa disebabkan faktor komunikasi dan non komunikasi, maka Humas perlu mengusulkan program tindakan untuk menunjang penyelesaian masalah. Sebagai contoh untuk melakukan sebuah program kampanye kebersihan, program tindakan (menunjang) yang perlu dilakukan adalah antara lain penyediaan tong sampah ditempat umum dan pengangkutan sampah.
4. Evaluasi (Evaluation).
Setelah komunikasi dilaksanakan, maka sesuatu organisasi tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap publik atau khalayak. Pada tahapan ini humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan.
How did we do? ( bagaimana yang telah kita lakukan )
Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan ( lihat lampiran ). Dalam proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work, and work your plan,” rencana kerja anda , dan kerjakan lan rencana anda .
|
Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus-menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses analisis-sintetis-komunikasi-interpretasi dari kerja PR, merupakan proses yang berkesinambungan dalam bentuk spiral dan sering kali tumpang-tindih antara satu dengan yang lainnya.
Kalau diuraikan dan digambarkan maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan humas adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan
2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi.
3. Menganalisis tingkat opini publik, baik yang intern maupun yang ekstern.
4. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah yang potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
5. Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan
6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran
7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan
8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.(Lihat Lampiran)
